Published on
1. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 1 TONG QUAN VÊ MICROSOFT ACCESS 2010 1.1. Gii thieu: Microsoft Access là mot thành phân trong bo Microsoft Office c#a hãng Microsoft. MS Access cung câp cho ngư)i dùng giao dien thân thien và các thao tác ñơn gi/n, tr1c quan trong viec xây d1ng và qu/n tr5 cơ s6 d7 lieu cũng như xây d1ng các 9ng d:ng cơ s6 d7 lieu. Access là mot he qu/n tr5 cơ s6 d7 lieu quan he (RDMS- Relational Database Management System), rât phù h?p cho các bài toán qu/n lý vAa và nhB. Hieu năng cao và ñac biet de sG d:ng do giao dien giông các phân mêm khác trong bo MS Office như MS Word, MS Excel. Access còn cung câp he thông công c: phát trien khá mPnh ñi kèm (Development Tools) giúp các nhà phát trien phân mêm ñơn gi/n trong viec xây d1ng trn gói các d1 án phân mêm qu/n lý qui mô vAa và nhB MS Access 2010 cung câp he thông công c: rât mPnh, giúp ngư)i dùng nhanh chóng và de dàng xây d1ng chương trình 9ng d:ng thông qua query, form, report kêt h?p vWi mot sô lenh Visual Basic. Trong Microsoft Access 2010, bPn có the xây d1ng cơ s6 d7 lieu web và ñưa chúng lên các SharePoint site. Ngư)i duyet SharePoint có the sG d:ng 9ng d:ng cơ s6 d7 lieu c#a bPn trong mot trình duyet web, sG d:ng SharePoint ñe xác ñ5nh ai có the xem nh7ng gì. Nhiêu c/i tiên mWi ho tr? kh/ năng ñưa d7 lieu lên web, và cũng cung câp l?i ích trong viec xây d1ng cơ s6 d7 lieu trên máy ñơn truyên thông. Access 2010 giao dien ngư)i dùng cũng ñã thay ñoi. Nêu bPn không quen vWi Office Access 2007, Ribbon và CGa so Danh m:c chính có the là mWi cho bPn. Thanh Ribbon này thay thê các menu và thanh công c: tA phiên b/n trưWc. CGa so Danh m:c chính thay thê và m6 rong các ch9c năng c#a cGa so Database. -1-
9. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc tPo ra trưWc. Bên trong mot b/ng, d7 lieu ñư?c lưu thành nhiêu cot và nhiêu dòng. 1.6.2. Truy vân (Queries): Query là công c: ñe ngư)i sG d:ng truy vân thông tin và th1c hien các thao tác trên d7 lieu. Ngư)i sG d:ng có the sG d:ng ngôn ng7 SQL hoac công c: QBE ñe thao tác trên d7 lieu. 1.6.3. Bieu mau (Forms): Form là công c: ñe thiêt kê giao dien cho chương trình, dùng ñe cap nhat hoac xem d7 lieu. Bieu mau giúp thân thien hóa quá trình nhap, thêm, sGa, xóa và hien th5 d7 lieu. 1.6.4. Báo cáo (Reports): Report là công c: giúp ngư)i dùng tPo các kêt xuât d7 lieu tA các b/ng, sau ñó ñ5nh dPng và sap xêp theo mot khuôn dPng cho trưWc và có the in ra màn hình hoac máy in. 1.6.5. Tap lenh (Macros): Macro là mot tap h?p các lenh nham th1c hien mot loPt các thao tác ñư?c qui ñ5nh trưWc. Tap lenh c#a Access có the ñư?c xem là mot công c: lap trình ñơn gi/n ñáp 9ng các tình huông c: the. 1.6.6. Bo mã lenh (Modules): Là công c: lap trình trong môi trư)ng Access mà ngôn ng7 nên t/ng c#a nó là ngôn ng7 Visual Basic for Application. ðây là mot dPng t1 ñong hóa chuyên sâu hơn tap lenh, giúp tPo ra nh7ng hàm ngư)i dùng t1 ñ5nh nghĩa. Bo mã lenh thư)ng dành cho các lap trình viên chuyên nghiep. Công c: ñe tPo các ñôi tư?ng trong Access ñư?c to ch9c thành tAng nhóm trong tab Create c#a thanh Ribbon -9-
15. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.8.2. Overlapping Windows Overlapping Windows có l?i thê hơn. Do s1 ña dPng c#a viec thiêt lap thuoc tính BorderStyle và kh/ năng loPi bB các nút Min, Max, và Close. VWi giao dien Overlapping Windows, bPn có the de dàng buoc ngư)i dùng tương tác vWi mot form tPi mot th)i ñiem. 1.8.3. Chuyen t] giao dien Tabbed Documents sang Overlapping Windows ðôi vWi Access 2007 và Access 2010 thì khi kh6i ñong mac ñ5nh là giao dien Tabbed Documents ñe chuyen sang dPng Overlapping Windows ta th1c hien như sau: − Trong cGa so làm viec c#a Access, chn tab File chn lenh Options. − Trong cGa so Access options, chn Current Database. − Trong m:c Document Window Options − Chn Overlapping WindowsOK − Thoát khBi Access và kh6i ñong lPi. -15-
16. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 2 XÂY DiNG CƠ Sk Dl LIEU Xây d1ng cơ s6 d7 lieu là công viec quan trng ñâu tiên trong toàn bo qui trình phát trien mot 9ng d:ng trên Access. Mot cơ s6 d7 lieu ñư?c thiêt kê và xây d1ng tôt se là nh7ng thuan l?i trong quá trình phát trien 9ng d:ng. 2.1. Khái niem vê cơ s d lieu Access Mot cơ s6 d7 lieu Access bao gôm tap h?p các b/ng d7 lieu có quan he chat che, phù h?p ñe ph:c v: lưu tr7 d7 lieu cho mot 9ng d:ng qu/n lý. Ví d:: Mot cơ s6 d7 lieu Qu/n lý sinh viên bao gôm tap h?p các b/ng d7 lieu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA ñư?c kêt nôi nhau mot cách phù h?p ph:c v: viec lưu tr7 d7 lieu cho 9ng d:ng qu/n lý sinh viên. Câu trúc cơ s6 d7 lieu qu/n lý sinh viên trong Access ñư?c mô t/ như sau: 2.2. BCng d lieu (Table) 2.2.1. Khái niem: BCng (Table): Là thành phân cơ b/n trong cơ s6 d7 lieu c#a MS Access. ðây là ñôi tư?ng quan trng nhât, dùng ñe lưu tr7 d7 lieu, moi b/ng lưu tr7 thông tin vê mot ñôi tư?ng ñang qu/n lý. Mot b/ng gôm có nhiêu cot (field) và nhiêu hàng (record) Cot (Field) : Moi field (field hoac cot) trong mot b/ng cho ch9a mot loPi d7 lieu duy nhât, nó lưu tr7 mot thuoc tính c#a ñôi tư?ng.Trong mot b/ng ph/i có ít nhât mot field. -16-
17. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Ví d_: B/ng SINHVIEN, lưu tr7 thông tin c#a ñôi tư?ng sinh viên, gôm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP. Các field bieu dien thông tin c#a sinh viên Dòng (Record): Là mot the hien d7 lieu c#a các field trong b/ng. Trong mot b/ng có the có không có record nào hoac có nhiêu records. Trong mot b/ng thì d7 lieu trong các record không ñư?c trùng lap. 2.2.2. Khóa chính (Primary key) Khóa chính c#a mot b/ng là mot hoac nhiêu field kêt h?p mà theo ñó Access se xác ñ5nh mot record duy nhât trong b/ng. D7 lieu trong field khóa chính không ñư?c trùng và không rong. Thông thư)ng, trong moi b/ng nên có khóa chính ñe tPo quan he gi7a các b/ng trong cơ s6 d7 lieu và ñe MS Access t1 ñong kiem tra ràng buoc d7 lieu khi ngư)i dùng nhap lieu. Ví d_: trong b/ng sinh viên Mã sinh viên xác ñ5nh mot sinh viên duy nhât. Khi mot field hoac nhiêu field kêt h?p ñư?c cho ñ5nh là khóa chính thì Access se t1 ñong tPo cho m:c cho chúng. -17- Record Khóa chính
22. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Data Type Kieu d lieu D lieu Kích thưc Text Văn b/n Tôi ña 255 ký t1 Memo Văn b/n nhiêu dòng, nhiêu trang -22- Tôi ña 65.535 ký t1 Number Kieu sô (bao gôm sô nguyên và sô th1c). dùng ñe th1c hien tính toán, các ñ5nh dPng d7 lieu kieu sô ñư?c thiêt lap trong Control Panel. 1, 2, 4, hoac 8 byte Date/Time D7 lieu kieu Date và Time. Các ñ5nh dPng c#a d7 lieu Date/Time ñư?c thiêt lap trong Control Panel. 8 byte Currency Kieu tiên te, mac ñ5nh là $. 8 byte AutoNumber Access se t1 ñong tăng tuân t1 hoac ngau nhiên khi mot mau tin mWi ñư?c tPo, không the xóa, sGa. 4 byte Yes/no Kieu luan lý (Boolean). Cho châp nhan d7 lieu có giá tr5 Yes/No, True/False, On/Off 1bit OLE Object D7 lieu là các ñôi tư?ng ñư?c tPo tA các phân mêm khác. Tôi ña 1 GB HyperLink D7 lieu c#a field là các link. Lookup Wizard Lookup Wizard không ph/i là kieu d7 lieu, mà là ch9c năng ñe tPo mot danh sách mà giá tr5 c#a nó ñư?c nhap bang tay hoac ñư?c tham chiêu tA mot b/ng khác trong cơ s6 d7 lieu. Attachment ðính kèm d7 lieu tA các chương trình khác, nhưng bPn không the nhap văn b/n hoac d7 lieu sô.
23. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ðe thay ñoi nh7ng ñ5nh dPng mac ñ5nh c#a các kieu d7 lieu trong môi trư)ng Window, chn Start Control Panel Regional and Language Customize. − Tab Numbers ñe thay ñoi ñ5nh dPng sô như dâu thap phân, phân cách hàng ngàn… − Tab Date/Time ñe thay ñoi ñ5nh dPng ngày/gi). − Tab Currency ñe thay ñoi ñơn v5 tiên te. 2.5. Các thuoc tính cXa Field: 2.5.1. Field Size: Quy ñ5nh kích thưWc c#a field, tuỳ thuoc vào kieu d7 lieu. Cho có hieu l1c vWi các Field có kieu là Text hoac Number. − D% lieu kieu text: giWi hPn kích thưWc tA 0- 255 ký t1, mac ñ5nh là 50 ký t1. − D% lieu kieu Memo: giWi hPn kích thưWc tA 0- 65.535 ký t1. − ðôi v,i kieu d% lieu Number: kieu Number bao gôm mot sô kieu con, giWi hPn kích thưWc kieu Number chính là xác ñ5nh kieu con. Field size Miên giá trv Sô lw tôi ña Byte 0- 255 0 Integer -32768- 32767 0 Long integer – 214783648 – 214783647 0 Single -3.4×1038- 3.4×1038 7 Double -1.79×10308-1.79×10308 15 Decimal -1028-1 – 1028-1 20 2.5.2. Decimal Places: Quy ñ5nh sô ch7 sô thap phân (cho sG d:ng trong trư)ng h?p sô có dPng single, double). ðôi vWi kieu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2. -23-
24. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 2.5.3. Format: Quy ñ5nh dng hien th c#a d7 lieu trên màn hình hoac ra máy in, ph: thuoc vào kieu d7 lieu. Có the chn các ñ5nh dPng do Access cung câp san hoac tPo mot chuoi ký t1 ñ5nh dPng riêng. a) ðvnh d:ng kieu d lieu Text Các ký tx ñvnh d:ng kieu d lieu Text Ký tx ñvnh d:ng Tác d_ng @ Chuoi ký t1 ðoi toàn bo ký t1 ra ch7 hoa ðoi toàn bo ký t1 ra ch7 thư)ng “chuoi ký t1″ Chuoi ký t1 gi7a 2 dâu nháy ký t1 Ký t1 nam sau dâu [Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan] -24- Màu (ký hieu màu theo sau mot trong các ký t1 ñ5nh dPng chuoi phía trên) Ví d_: ðvnh d:ng D lieu nhap Hien thv @@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678 Lý T1 Trng LÝ T’ TR”NG Lý T1 Trng lý t1 trng b) ðvnh d:ng d lieu kieu number + Các kieu ñ/nh d0ng Access cung câp san Ký tx Tác d_ng General Number Hien th5 ñúng như sô nhap vào Currency Có dâu phân cách, dâu thap phân và ký hieu tiên te. Fixed Hien th5 giông như cách ñ5nh dPng trong Regional Settings c#a Control Panel, phân sô l” thap phân ph: thuoc vào Decimal Standard Giông như dPng Fix, nhưng có dâu phân cách hàng ngàn. Percent Hien th5 sô dPng phân trăm (%) Scientific Hien th5 sô dPng khoa hc
25. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -25- Ví d_: D:ng D lieu nhap vào Hien thv General Number 1234.5 1234.5 Currency 1234.5 $1,234.50 Fixed 1234.5 1234.5 Standard 1234.5 1,234.5 Percent 0.123 12.30% Scientific 1234.5 1.23E+03 c) Các ký tx ñvnh d:ng ñôi vi d lieu kieu sô: Ký tx Tác d_ng .(period) Dâu châm thap phân ,(comma) Dâu phân cách ngàn 0 Sô (0-9) # Sô hoac kho/ng trang (blank) $ Dâu $ % Phân trăm E+ E- e+ e- Sô dPng khoa hc Kho/ng trang (blank) Kho/ng trang d) ðvnh d:ng d lieu kieu Data/Time: + Các kieu ñ/nh d0ng Access cung câp san:
26. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc + Các ký t ñ/nh d0ng: e) ðvnh d:ng d lieu kieu Yes/No: ðvnh d:ng Ý nghĩa Yes/No ðúng/Sai True/Fasle ðúng/Sai On/Off ðúng/Sai -26-
27. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chuoi ký t1 ñ5nh dPng kieu yes/no gôm 3 phân: First; Second; Third. − First: bB trông, ñ5nh dPng trong m:c này không /nh hư6ng ñên d7 lieu kieu Yes/No. − Second: field h?p noi dung field mang giá tr5 ñúng. − Third: field h?p noi dung field mang giá tr5 sai. Ví d_: -27- Chuoi ñvnh d:ng Hien thv Field (True) Field (Fasle) ; “Nam”; “N7” Nam N7 ; “Biên chê”; ” ” Biên chê 2.5.4. Input Mask (mat n: nhap lieu): Quy ñ5nh khuôn ñnh dng d lieu. Ngư)i sG d:ng khi nhap d7 lieu vào b/ng bat buoc ph/i tuân theo ñúng ñ5nh dPng ñó. Chú ý: khi quy ñ5nh Input Mask cho b/ng, các qui ñ5nh này se ñư?c áp d:ng cho c/ bieu mau ( Form ), truy vân (Query), báo cáo (Report). Nêu cho muôn áp d:ng cho riêng bieu mau hoac báo cáo thì qui ñ5nh Input Mask cho riêng bieu mau hay báo cáo ñó. Nh7ng field cùng lúc qui ñ5nh thuoc tính Format và Input Mask, Access se hien th5 theo dPng qui ñ5nh trong Format khi hien th5 d7 lieu. Tuy nhiên nêu ñiêu chonh d7 lieu thông qua bieu mau, Access dùng dPng th9c qui ñ5nh trong Input Mask. − Các ký tx dùng ñvnh d:ng trong Input Mask. Ký tx Ý nghĩa 0 V5 trí bat buoc nhap, ký t1 sô tA 0-9, không cho phép nhap dâu. 9 Không bat buoc nhap, ký t1 sô hoac kho/ng trang, không cho phép nhap dâu. # Nhap sô 0-9, kho/ng trang, dâu + -, không bat buoc nhap.
28. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc L Bat buoc nhap, ký t1 ch7. ? Không bat buoc nhap, ký t1 A-Z. A Bat buoc nhap, ký t1 ch7 hoac sô. a Không bat buoc nhap, ký t1 ch7 hoac sô. Bat buoc nhap, ký t1 bât kỳ. C Không bat buoc nhap, ký t1 bât kỳ. . , Dâu phân cách thap phân, hàng ngàn. Tùy thuoc vào ñ5nh dPng c#a Windows -28- / : Dâu phân cách ngày, gi). Tùy thuoc vào ñ5nh dPng c#a Windows Các ký t1 bên ph/i ñư?c ñoi thành ch7 thư)ng Các ký t1 bên ph/i ñư?c ñoi thành ch7 hoa. ! D7 lieu ghi tA ph/i sang trái. ký tx Ký t1 theo sau dâu se ñư?c ñưa thang vào d7 lieu Password Nhap d7 lieu kieu mat khau (cho hien th5 dâu *) Ví d_: Input Mask D lieu L0L0L0 T2A3B4 L?? Mai 2.5.5. T:o field Lookup Wizard: Mot lookup field cho phép bPn nhap d7 lieu cho field tA mot danh sách giá tr5. Có hai cách ñe lookup field có the nhan giá tr5 tA mot danh sách các giá tr5. − Lookup tA mot danh sách nhap bang tay. − Lookup tA mot Table hoac mot Query trong cơ s6 d7 lieu.
31. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Phép toán vê chuoi: toán tG Like (giông như).Có the sG d:ng toán tG Like kèm vWi các ký t1 thay thê như: ∗ Dâu *: thay thê tât c/ các ký t1. ∗ Dâu #: thay thê các ký t1 sô. ∗ Dâu ?: thay thê ký t1 tPi v5 trí có dâu ?. 2.5.7. Validation text (Thông báo loi): Chuoi thông báo xuât hien khi d7 lieu nhap vào không tho/ ñiêu kien c#a Validation Rule, chuoi trong validation text có ño dài tôi ña 255 ký t1. 2.5.8. Required (Yêu câu): Có yêu câu bat buoc nhap d7 lieu cho mot field hay có the ñe trông. 2.5.9. AllowZeroLength: Quy ñ5nh field có kieu text hay Memo có the có (yes) hoac không có (no) chuoi có ño dài Zero. Nêu field là field khoá thì thuoc tính này là No. Chú ý: Cân phân biet field có giá tr5 null (trông chưa có d7 lieu) và mot field ch9a chuoi có ño dài là zero (ñó là chuoi “”). Khi hien th5 ra màn hình c/ hai có hình th9c giông nhau. 2.5.10. Index ( ChG m_c/ Sap xêp) Quy ñ5nh thuoc tính Index ñe tPo cho m:c ñơn (cho m:c trên mot field). − Nêu chn No thì không sap xêp d7 lieu. − Nêu chn Yes (No Duplicates) thì tPo cho m:c (sap xêp) trên field và không cho phép các giá tr5 trùng nhau. − Nêu chn Yes (Duplicates Yes) thì tPo cho m:c (sap xêp) trên field và cho phép các giá tr5 trùng nhau. -31- 2.5.11. Caption:
34. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 2.8. T:o quan he gia các bCng trong cơ s d lieu: Sau khi thiêt kê các b/ng, ta ñư?c câu trúc c#a các b/ng, nhưng gi7a các b/ng chưa có các thông tin quan he vWi nhau. Do ñó viec thiêt lap môi quan he gi7a các b/ng se giúp MS Access qu/n lý d7 lieu ñư?c h?p lý hơn và b/o ve các ràng buoc toàn vœn c#a d7 lieu trong quá trình nhap d7 lieu. ðe thiêt lap ñư?c quan he thì các field dùng liên kêt gi7a các Table ph/i có cùng kieu d7 lieu. 2.8.1. Các lo:i quan he Trong Access tôn tPi 2 kieu quan he: quan he 1-1 (mot-mot) và quan he 1-n (mot-nhiêu) Quan he 1-1: mot record c#a b/ng này se liên kêt vWi duy nhât mot record c#a b/ng kia và ngư?c lPi. -34- Ví d:: Quan he 1-n: moi record c#a b/ng 1 se liên kêt vWi mot hoac nhiêu record c#a b/ng n, ngư?c lPi mot record c#a b/ng n cho liên kêt vWi duy nhât mot record trong b/ng 1. Ví d_:
46. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 3 TOÁN T -HÀM -BIEU THC Trong Access khi xG lý d7 lieu thì cân ñên các 3.1. Toán t. 3.1.1. Toán t. sô hFc Toán t. Mô tC Ví d_ + Cong 2 toán hPng [lương]+[thương] – TrA 2 toán hPng [lương]-[tPm 9ng] * Nhân 2 toán hPng [he sô]*[lương cb] / Chia 2 toán hPng 15.2/2 Phép chia nguyên 52 Mod Chia lây phân dư 5Mod 2 ^ L#y thAa 4^2 Toán t. Ví d_ Mô tC = =MN Tìm nh7ng record có giá tr5 là MN. 10 Tìm nh7ng record có giá tr5 10. = =10 Tìm nh7ng record có giá tr5 =10. 10 Tìm nh7ng record có giá tr5 10. = =10 Tìm nh7ng record có giá tr5 =10. 10 Tìm nh7ng record có giá tr5 khác10. -46- 3.1.2. Toán t. so sánh Kêt qu/ c#a toán tG so sánh là True hoac False. 3.1.3. Toán t. logic Toán t. Mô tC Ví d_ And Và [ñiem]=5 And [năm sinh]1990 Or Hoac [ñiem]=5 Or [năm sinh]1990 Not ð/o Not True
47. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -47- 3.1.4. Toán t. khác Toán t. Ví d_ Ý nghĩa BETWEEN BETWEEN #1/1/99# AND #12/31/99# Tìm nh7ng record có giá tr5 trong kho/ng 1/1/99 và 12/31/99. LIKE LIKE S* Tìm nh7ng record ch9a text ñư?c bat ñâu bang ký t1 S. IS NULL IS NULL Tìm nh7ng record có giá tr5 rong IN(v1, v2, …) In(“java”, “C++”) Tìm nh7ng record có giá tr5 trong danh sách liet kê. 3.1.5. Toán t. nôi chuoi Dùng ñe nôi các chuoi thành mot chuoi. Toán tG Ví d: “Nguyen ” ” ” “An” Nguyen An. + “Nguyen ” + ” ” + “An” Nguyen An. 3.2. Hàm 3.2.1. Hàm x. lý kieu d lieu Text Hàm Ý nghĩa Ví d: Left(string, n) Trích tA bên trái c#a string , n ký t1 Left(“ABC”, 2) Right(string, n) Trích ra tA bên ph/i c#a string, n ký t1 Right(“ABC”, 2) Mid(string, m, n) Trích ra tA string, tPi v5 trí m , n ký t1 Mid(“ABC”,2,1) Len(string) Tr/ vê chiêu dài c#a string Len(“ABC”)
48. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -48- Format(exp) ð5nh dPng bieu th9c theo các dPng th9c thích h?p. Format(Date(), “dd-mm- yyyy” ) UCase(exp) Tr/ vê phiên b/n ch7 hoa c#a mot chuoi. UCase(“Lan”) LCase(exp) Tr/ vê phiên b/n ch7 thư)ng c#a mot chuoi. LCase(“Lan”) Str(exp) Chuyen mot sô thành mot chuoi. Str(123.45) Val(exp) Chuyen mot chuoi thành mot sô Val(“123.45”) 3.2.2. Hàm ngày gie Hàm Ý nghĩa Ví d_ Date() Hàm tr/ vê kêt qu/ là ngày hien hành c#a máy. Date() Day(exp) Tr/ vê ngày trong tháng. Day(#6/12/2010#) Month(exp) Tr/ vê kêt qu/ là tháng trong bieu th9c ngày Month(#6/12/2010#) Year(exp) Tr/ vê kêt qu/ là năm trong bieu th9c ngày Year(#6/12/2010#) datePart(“d/ m/ww/q/yyy y”, exp) d: tr/ vê ngày trong bieu th9c ngày m: tr/ vê tháng trong bieu th9c ngày ww: tr/ vê tuân trong bieu th9c ngày q: tr/ vê quý trong bieu th9c ngày yyyy: tr/ vê năm trong bieu th9c ngày Datepart(“q”,#6/12/ 2010#)
49. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc IIf(Bieu th^c ñiêu kien, giá trv 1, giá trv 2) DCount(Bieu th^c, Ph:m vi, [ðiêu kien]) Dlookup(Bieu th^c, Ph:m vi, [ðiêu kien]) -49- 3.2.3. Hàm ñiêu kien Hàm IIF tr/ vê mot trong 2 giá tr5: giá trv 1 hoac giá trv 2, tùy thuoc vào giá tr5 c#a Bieu th^c ñiêu kien. − Bieu th^c ñiêu kien: là mot bieu th9c logic cho kêt qu/ là True hoac False. − Giá trv 1: giá tr5 tr/ vê c#a hàm IIF nêu Bieu th^c ñiêu kien có giá tr5 là true. − Giá trv 2: giá tr5 tr/ vê c#a hàm IIF nêu Bieu th^c ñiêu kien có giá tr5 là false Ví d:: IIF([ðiem]=5, “ðau”, “RWt”) 3.2.4. Hàm cơ s d lieu − Hàm Dcount: ðêm sô Record trong phPm vi xác ñ5nh theo ñiêu kien. Mac ñ5nh, hàm không ñêm các record có giá tr5 Null. Nêu dùng ký t1 ñPi dien “*”, hàm se ñêm các record có giá tr5 Null. Ví d_: ðêm sô sinh viên lWp CDTHA Dcount(“[Masv]”, “SinhVien”, “[Malop]=’CDTHA'”) − Hàm Dlookup: Tìm giá tr5 trong phPm vi ñư?c xác ñ5nh theo ñiêu kien. Ví d_: Tìm sinh viên A01 thuoc lWp nào Dlookup(“[MaLop]”, “SinhVien”, “[MaSV]=’A01′”)
50. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 3.3. Bieu th^c Trong Access, mot bieu th9c tương ñương vWi mot công th9c trong Excel. Mot bieu th9c bao gôm các yêu tô ñ5nh danh (tên c#a các field, ñiêu khien, hoac thuoc tính), các toán tG, các hang sô, và giá tr5 và các hàm. Mot bieu th9c ñư?c tính toán ñe lây giá tr5 cung câp cho mot query, xác ñ5nh quy tac, tPo các ô hoac field tính toán, và xác ñ5nh phân nhóm cho report. Ví d_: TPo field tính toán: ThanhTien: [soluong]*[dongia] Mot bieu th9c có the sG d:ng 6 nhiêu ñôi tư?ng trong cơ s6 d7 lieu như: tables, queries, forms, reports, và macros. Trong các bieu th9c, tên field, tên ñiêu khien ph/i ñư?c ñat trong dâu ngoac vuông [], thông thư)ng Access se t1 ñóng ngoac vuông quanh tên field hoac tên ô ñiêu khien nhưng nêu tên field hoac ñiêu khien bao gôm các kho/ng trang hoac các ký t1 ñac biet, thì bPn ph/i t1 gõ dâu ngoac [] quanh tên ñó. -50-
51. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 4 QUERY-TRUY VÂN Dl LIEU 4.1. Khái niem M:c ñích chính c#a mot cơ s6 d7 lieu là lưu tr7 và trích lc thông tin. Thông tin có the ñư?c lây tA cơ s6 d7 lieu ngay lap t9c sau khi d7 lieu ñư?c thêm vào. Tât nhiên, lây thông tin tA các b/ng cơ s6 d7 lieu ñòi hBi kiên th9c vê cách th9c mà cơ s6 d7 lieu ñư?c thiêt kê. Query là các câu lenh SQL (Structured Query Language – ngôn ng7 truy vân mang tính câu trúc) là mot loPi ngôn ng7 pho biên ñe tPo, hieu chonh, và truy vân d7 lieu tA mot cơ s6 d7 lieu quan he. Trong access, Query là mot công c: mPnh dùng ñe khai thác và xG lý d7 lieu, ñáp 9ng các nhu câu tra c9u d7 lieu, gôm các loPi query: simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action queries. 4.2. Các lo:i query − Select query: là truy vân l1a chn thông tin tA mot hoac nhiêu b/ng, tPo ra mot recordset. Nói chung, d7 lieu tr/ vê c#a mot truy vân l1a chn là có the cap nhat và thư)ng ñư?c sG d:ng ñe ñưa các form và report. − Total query: là mot loPi ñac biet c#a truy vân chn. Th1c hien ch9c năng tong h?p d7 lieu trên mot nhóm các record. − Crosstab query: là loPi query có the hien th5 d7 lieu dưWi dPng tóm tat như mot b/ng tính, vWi các tiêu ñê hàng và tiêu ñê cot d1a trên các field trong b/ng. D7 lieu trong các ô c#a Recordset ñư?c tính toán tA d7 lieu trong các b/ng. − Top (n) query: Top (n) cho phép bPn cho ñ5nh mot sô hoac t¢ le phân trăm c#a record mà bPn muôn tr/ vê tA bât kỳ loPi truy vân khác (select query, total query, …). − Action query: gôm các loPi query như Make-Table, Delete, Update, Append cho phép bPn tPo ra các b/ng mWi hoac thay ñoi d7 lieu trong các b/ng hien có c#a cơ s6 d7 lieu. action -51-
53. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Table/query pane: khung ch9a các b/ng hoac query tham gia truy vân. − Lưi thiêt kê (Query by Example: QBE) : Ch9a tên field tham gia vào truy vân và bât kỳ tiêu chuan ñư?c sG d:ng ñe chn các records. Moi cot trong lưWi QBE ch9a thông tin vê mot field duy nhât tA mot b/ng hoac query trên Table/query pane. LưWi thiêt kê bao gôm các thành phân: Field list Table/Query pane ∗ Field: là nơi mà các tên field ñư?c tPo vào hoac thêm vào và hien th5 trong kêt qu/ truy vân. ∗ Table: hien th5 tên c#a các b/ng ch9a các field tương 9ng trên dòng Field. ∗ Sort: cho ñ5nh kieu sap xêp d7 lieu c#a các field trong query. ∗ Show: quyêt ñ5nh ñe hien th5 các field trong Recordset. ∗ Criteria: Nhap các ñiêu kien lc các record. ∗ Or: thêm các ñiêu kien lc tương 9ng vWi phép OR, nêu các bieu th9c ñiêu kien 6 các field cùng ñat trên mot dòng thì tương 9ng vWi phép AND. 4.3.2. Các thao tác trong c.a so thiêt kê query: a) ChFn field trong lưi thiêt kê: ðe chn mot field hoac nhiêu field trong lưWi thiêt kê, ta ñưa chuot lên trên tên field -53- LưWi QBE
55. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.3.3. Cách nhap bieu th^c ñiêu kien Ngoài viec sG d:ng các truy vân ñe chn các field hien th5 các thông tin cân thiêt, bPn còn có the sG d:ng các truy vân ñe hien th5 mot sô các record theo mot ñiêu kien nào ñó. Bieu th9c ñiêu kien là các quy tac lc áp d:ng cho d7 lieu khi chúng ñư?c chiêt xuât tA cơ s6 d7 lieu, nham giWi hPn các record tr/ vê c#a truy vân. Ví d:: ngư)i dùng cho muôm xem thông tin vê các sinh viên c#a mot lWp CDTHA. Bieu th9c ñiêu kien ñư?c nhap trên dòng Criteria và dòng Or c#a lưWi thiêt kê query và tPi cot ch9a giá tr5 c#a bieu th9c ñiêu kien lc. Ví d:: Chuoi ñiêu kien “CDTHA” là giá tr5 trong field Malop, do ñó chuoi “CDTHA” ñư?c nhap trên dòng Critetia tPi cot Malop. a) Các lo:i d lieu dates, times, text, và giá trv trong bieu -55- th^c ñiêu kien: Kieu d lieu Ví d_ Text “Text” Date #1-Feb-2010# Time #12:00AM# Number 10 Field name [field name]
56. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc b) Toán t. ñưNc s. d_ng trong bieu th^c ñiêu kien: Toán t. Ví d_ = [Ngaylaphd]=#01/01/08# [Ngaylaphd]#01/01/08# = Year([ngaysinh])=1980 [soluong]50 = [dongia]=100 [donvitinh]”Kg” Between… and Between 1/1/99 And 12/31/99 Like Like s* Is null Is null In(v1, v2, …) In(“java”, “c++”) − Ngoài ra các hàm ngày gi), hàm d7 lieu chuoi,… cũng ñư?c sG d:ng trong bieu th9c ñiêu kien. 4.3.4. Truy vân có nhiêu ñiêu kien nhiêu fields Khi bPn muôn giWi hPn các records d1a trên nhiêu ñiêu kien 6 nhiêu field khác nhau, thì Access se kêt h?p các ñiêu kien lPi vWi nhau bang cách sG d:ng toán tG And và Or, cho hai trư)ng h?p: − Nêu các ñiêu kien ph/i ñư?c tho/ mãn ñông th)i thì các ñiêu kien ph/i ñư?c liên kêt nhau b6i phép AND, bang cách nhap các ñiêu kien trên cùng mot dòng Criteria trong lưWi thiêt kê query. Ví d:: Tìm nh7ng sinh viên có ñiem môn CSDL =5 -56-
57. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Nêu cho cân thBa mãn mot trong các ñiêu kien thì các ñiêu kien ñư?c liên kêt nhau b6i phép OR, bang cách nhap các ñiêu kien trên các dòng khác nhau trong lưWi thiêt kê query. Ví d:: Tìm nh7ng sinh viên có ñiem môn “CSDL” hoac “CTDL” =5 4.3.5. Top value Ch9c năng top value ñư?c sG d:ng ñe hien th5 nh7ng record trên cùng c#a danh sách ñư?c tPo ra b6i mot truy vân. a) Cách thxc hien: − Nêu muôn hien th5 danh sách các record có giá tr5 cao nhât 6 field ñư?c cho ñ5nh thì sap xêp field ñó theo chiêu gi/m dân (Descending) − Nêu muôn hien th5 danh sách các record có giá tr5 thâp nhât 6 field ñư?c cho ñ5nh thì sap xêp field ñó theo chiêu tăng dân (Ascending). − Trong ô return ta nhap vào sô giá tr5 muôn hien th5. b) Các tùy chFn trong Top Values: − All : Hien th5 tât c/ các record c#a Query. − 5 : Hien th5 5 record ñâu tiên. − 25 : Hien th5 25 record ñâu tiên. -57-
60. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.4. Total query Access cung câp ch9c năng kêt nhóm các record và th1c hien các phép thông kê d7 lieu trên nhóm record ñó. Các hàm count, sum, min, max, avg là các hàm cơ b/n trong Total Query. Ví d:: ðêm tât c/ các hc sinh trong moi lWp. Kêt qu/ c#a query trưWc khi tong h?p d7 lieu Mã Lp Tên Lp Mã SV CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A101 CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A102 CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A103 CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A104 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B101 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B102 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B103 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B104 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B105 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A201 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A202 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A203 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A204 Sau khi tong h?p d7 lieu ta có kêt qu/: Mã Lp Tên Lp TongsoSV CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A 4 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B 5 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A 4 4.4.1. Cách t:o Total Query: ðe tPo mot Total query, bPn th1c hien các bưWc sau: − TPo mot query mWi bang Design view. − Chn các table cân sG d:ng trong query tA cGa so Show Table. − Chn các field ch9a d7 lieu cân thông kê vào lưWi thiêt kê. -60- Group by Count
62. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -62- c#a nhóm. Expression Dùng cho field ch9a bieu th9c tính toán. Where Dùng cho field ch9a ñiêu kien dùng ñe lc Record trưWc khi tính toán và không hien th5 trong kêt qu/. 4.5. Queries tham sô (Parameter Queries) Query tham sô là query nhac ngư)i dùng nhap ñiêu kien cho query tPi th)i ñiem query th1c thi. Cách t:o: − Trong cGa so thiêt kê query, chn các b/ng/query tham gia truy vân. − Chn các field hien th5 trong kêt qu/ . − TPi field ch9a ñiêu kien lc, nhap câu nhac trên dòng Critetia và ñat trong cap dâu [ ]. Ví d:: Xem thông tin ñiem c#a mot sinh viên tùy ý − Khi th1c thi query, chương trình yêu câu nhap giá tr5 cho t h a m s ô
66. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ðe tPo mot Crosstab query bang Design View ta th1c hien như sau: − Trong cGa so thiêt kê Query, trên thanh Ribbon, chn Query Tools, ch Tab Design. − Trong nhóm lenh Query Type, chn Crosstab. − Trong lưWi thiêt kê query xuât hien thêm dòng Crosstab và dòng Total. − Cho ñ5nh ch9c năng cho các field: ∗ ðôi vWi các field làm row heading và column heading thì trên dòng Total ta chn ch9c năng Group by, trên dòng Crosstab, cho ñ5nh ch9c năng Row Heading hoac Column Heading. ∗ ðôi vWi field ch9a d7 lieu ñe thông kê thì trên dòng Total, chn hàm thông kê (Sum, Avg, Count, Min, Max, …), trên dòng Crosstab chn Value. ∗ ðôi vWi các field ch9a ñiêu kien lc d7 lieu thì trên dòng Total chn Where, các field này se không xuât hien trong kêt qu/. − Lưu ý: − Row Heading và Column Heading có the hoán ñoi nhau, nhưng ñôi vWi nh7ng field ch9a nhiêu giá tr5 thì nên chn làm Row Heading. -66-
83. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.4. Tùy biên form trong chê ño Desing view 5.4.1. Thêm mot control vào form ðe thêm mot control vào form ta làm các bưWc như sau: − Chuyen form sang dPng Design view, Thanh Ribbon chuyen sang Form Design Tools. − Chn tab Design, trong nhóm Control, chn các control − Drag chuot ve vào form tPi bât kỳ v5 trí nào mà bPn mong muôn. − ðôi vWi các control có s1 tr? giúp c#a Control Wizard thì có the thiêt kê bang hai cách: Design hoac Wizard bang cách bat tat nút Cotrol Wizard. -83-
86. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.5. Cách t:o các control có ho trN cXa ch^c năng Wizard 5.5.1. Command button: -86- a) T:o bang wizard − Chn button trong nhóm Controls, drag chuot ve vào form. − Xuât hien cGa so Command button Wizard. − Trong khung Categories chn nhóm lenh. ∗ Record Navigation: ch9a các lenh di chuyen gi7a các record như: + Go To First Record: di chuyen ñên record ñâu, + Go To Last Record: di chuyen ñên record cuôi, + Go To Next Record: di chuyen ñên record kê record hien hành, + Go To Previous Record: di chuyen ñên record trưWc record hien hành. Các lenh này thư)ng dùng ñe tPo thanh navigation buttons trên form. ∗ Record Operations: gôm các lenh thêm record hoac xóa record như: + Add New Record: Thêm record mWi. + Delete Record: Xóa record
92. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -92- RowSource Nguôn d7 lieu c#a combo box (list box). − Nêu RowSourceType là Value List thì nhap danh sách các giá tr5 cách nhau bang dâu châm phay. − Nêu là Table/Query thì ph/i chn tên b/ng, tên query hay câu lenh SQL. Ví d:: TPo form hóa ñơn lây d7 lieu nguôn tA b/ng HoaDon, khi tPo combo box MaKH ta thiêt lap các thuoc tính sau: 5.6. Form và nhng bCng liên kêt Access 2010 nhan ra các quan he khi tPo mot form mWi tA mot b/ng cha. Nêu b/ng cha có nhiêu b/ng con thì Access cho hien th5 các record trong mot b/ng, nó se chn b/ng ñâu tiên mà nó tìm thây. Ví d: b/ng LOP và b/ng SINHVIEN trong cơ s6 d7 lieu QLSV. Khi tPo form tA b/ng lWp thì nó se hien th5 danh sách các record quan he trong b/ng con SINHVIEN.
94. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ∗ Chn b/ng hoac query làm d7 lieu nguôn cho sub form, trong b/ng hoac query ph/i có field liên kêt vWi main form Next. ∗ Chn field liên kêt vWi subformNext. ∗ Nhap tên cho subform Finish. ∗ Use an existing form: sG d:ng form có san làm -94- subform. ∗ Chn form làm subformNext ∗ Nhap tên cho SubFormFinish b) T:o bang Design: − Nêu d7 lieu nguôn c#a subform ñư?c lây tA nhiêu b/ng thì ph/i tPo query, trong query ph/i ch9a field liên kêt vWi main form (link child filed) − DPng c#a subform the hien quan he n, do ñó thư)ng chn dPng Datasheet hoac Tabular. − M6 main form 6 chê ño design, chn công c: subform/Subreport trong nhóm Controls drag chuot ve vào main form. − M6 Properties Sheet và thiêt lap các thuoc tính: ∗ Source object: Chn Table/Query làm d7 lieu nguôn cho Subform, hoac chn form nêu ñã thiêt kê form ñe làm subform. ∗ Link child field: nhap tên c#a field trong subform liên kêt vWi main form ∗ Link master field: nhap tên field c#a main form liên kêt vWi subform. 5.6.2. Hieu chGnh subform: Khi cho ñ5nh thuoc tính Source Object cho Subform thì form xuât hien vWi dPng mac ñ5nh ñư?c quy ñ5nh trong thuoc tính Default view. Tuy nhiên, nêu bPn muôn sG d:ng mot form hoàn toàn riêng biet ñe bPn có the tùy biên nó.
95. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.6.3. T:o ô tính toán trong subform Khi tPo mot subform, bPn có the muôn hien th5 subform thông tin tong h?p 6 dPng tong the. Ví d:, bPn có the muôn hien th5 sô lư?ng c#a các record trong subform tPi mot v5 trí nào ñó trên Mainform. Ví d:: Cân hien th5 so sô sinh viên trong moi lWp trên main form − TrưWc khi ñat ô tính toán tong h?p d7 lieu trên Mainform thì giá tr5 c#a nó ph/i ñư?c tính trong Subform. Ô tính toán tong h?p d7 lieu ph/i ñư?c ñat trong phân footer c#a Subform. Ví d:: ðêm tong sô sinh viên theo lWp. -95-