Published on
Tài liệu hướng dẫn tự làm kế toán trên excel Kế toán hà nội xin đưa ra hướng dẫn cách nhập chứng từ kế toán trên Excel Đây là tài liệu giúp bạn tham khảo
2. MÔ PHỎNG SUMIF: (đặt công thức tại địa chỉ ô cần tính) (Kết quả trong bảng tính chỉ là ví dụ – không làm căn cứ so sánh bài của bạn) 2/ Hàm VLOOKUP: a/ Sử dụng hàm VLOOKUP trong việc: * Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về BNL, về Phiếu xuất kho… * Tìm Mã hàng hóa, tên hàng hóa từ DMTK về Bảng Nhập Xuất Tồn * Tìm Số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột Số dư cuối của tháng N – 1.
4. II – CÔNG VIỆC ĐẦU NĂM Chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay: * Vào số dư đầu kỳ cho “Bảng cân đối phát sinh tháng” (nhập vào TK chi tiết, ví dụ: số dư chi tiết của TK 156 phải nhập chi tiết đến từng mã hàng). * Vào số liệu đầu kỳ các bảng phân bổ 142, 242, bảng khấu hao TSCĐ, bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các sổ khác (nếu có) * Chuyển lãi (lỗ) về năm trước (Căn cứ vào số dư đầu năm TK 4212 trên Bảng CĐPS tài khoản để chuyển). Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu (BNL) và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm. III – CÁC CÔNG VIỆC TRONG THÁNG Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên Bảng nhập dữ liệu (BNL).
8. Mô phỏng theo bảng sau: V – CHÚ Ý VỀ NGUYÊN TẮC ĐỒNG NHẤT TRONG HẠCH TOÁN VI – CÁC BÚT TOÁN CUỐI THÁNG 1 – Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng (số liệu từ bảng lương): Bước 1. Tính tiền lương phải trả CBCNV Nợ TK 6421 Tổng lương của Bộ phận Bán hàng Nợ TK 6422 Tổng lương của Bộ phận QLDN Nợ TK 1542 Tổng số tiền lương của bộ phận dịch vụ hoặc sản Có TK 334 Tổng lương phải trả cho CNV xuất Bước 2. Trích lương * Trích BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ – Công ty chịu. (Trích theo lương cơ bản trên bảng lương)
9. * Bộ phận bán hàng: Nợ TK 6421 Tổng số trích cho Bộ phận bán hàng Có TK 3383 Lương CB x 17% Có TK 3384 Lương CB x 3% Có TK 3389 Lương CB x 1% * Bộ phận QLDN: Nợ TK 6422 Tổng số trích cho Bộ phận QLDN Có TK 3383 Lương CB x 17% Có TK 3384 Lương CB x 3% Có TK 3389 Lương CB x 1% * Bộ phận sản xuất, dịch vụ. Nợ TK 1542 Tổng số trích cho Bộ phận sản xuất, dịch vụ Có TK 3383 Lương CB x 17% Có TK 3384 Lương CB x 3% Có TK 3389 Lương CB x 1% * Trích BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ – tính vào lương của CBCNV: Nợ TK 334 Tổng số trích tính vào lương Có TK 3383 Lương CB x 7% Có TK 3384 Lương CB x 1,5% Có TK 3389 Lương CB x 1%
10. *Tính thuế TNCN phải nộp (nếu có): Nợ TK 334 Tổng số thuế TNCN khấu trừ Có TK 3335 Bước 3. Trả tiền lương và nộp bảo hiểm * Thanh toán lương cho CBCNV (hạch toán khi bạn nhìn thấy chứng từ thanh toán lương): Nợ TK 334 các khoản giảm trừ. Tổng tiền thanh toán cho CNV, sau khi đã trừ đi Có TK 1111 hoặc 1121 * Thanh toán tiền Bảo hiểm (chỉ hạch toán khi bạn có chứng từ thanh toán bảo hiểm): Nợ TK 3383 Số đã trích BHXH Nợ TK 3384 Số đã trích BHYT Nợ TK 3389 Số đã trích BHTN Có TK 1111 hoặc 1121 Tổng phải thanh toán 2 – Trích khấu hao tài sản cố định (số liệu từ bảng khấu hao TSCĐ) Nợ TK 6422 Số khấu hao kỳ này của bộ phận QL Nợ TK 6421 Số khấu hao kỳ này của bộ phận Bán hàng Nợ TK 1547 Số khấu hao kỳ này của bộ phận sản xuất, dịch vụ.
11. Có TK 2141 Tổng khấu hao đã trích trong kỳ. 3 – Phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn (nếu có) (số liệu từ bảng PB 142, 242) Nợ TK 6422 bộ phận QL Số chi phí ngắn hạn/dài hạn phân bổ kỳ này cho Nợ TK 1547 Số chi phí ngắn hạn/dài hạn phân bổ kỳ này cho bộ phận sản xuất, dv. Có TK 142(242) Tổng số chi phí trả trước ngắn hạn Kỳ này phân bổ vào chi phí 4- Tính giá thành để có được đơn giá nhập kho thành phẩm. Để có đơn giá nhập kho thành phầm của bút toán bên bảng nhập liệu: Nợ 155GD9-12: Số lượng x đơn giá Nợ 155GD9-12: Số lượng x đơn giá Có 1548: Tổng cộng tiền Thì phải tiến hành tính giá thành như sau: Sử dụng hàm Sumif lấy dữ liệu từ bảng nhập liệu về (GV hướng dẫn)
12. Khi tính giá thành xong thì ta có giá thành đơn vị thì sử dụng hàm Vlookup(…) lấy về bảng nhập liệu giống lấy giá vốn hàng hóa bên trên. 5 – Kết chuyển thuế GTGT: Là việc tính ra số thuế phải nộp hay còn được khấu trừ. Kế toán thực hiện 1 bút toán kết chuyển chung như sau: Nợ TK 3331 Số tiền là số nhỏ nhất của 1 trong 2 tài khoản Có TK 133 Giải thích: Khi kết chuyển theo số nhỏ, là số tiền nhỏ nhất của 1 trong 2 TK 133 hoặc 3331, thì số tiền này sẽ bị triệt tiêu và có được kết quả còn lại của 1 trong 2 tài khoản, khi đó sẽ biết được phải nộp hay được khấu trừ: Bút toán và công thức tính ra số thuế của TK 3331: Nợ TK 3331 = Sumif Có TK 3331 – Sumif Nợ TK 3331
13. Có TK 1331 Công thức trên được giải thích như sau: Bạn lấy tổng số phát sinh bên Có TK 3331 – (trừ) tổng số phát sinh bên Nợ TK 3331, vì TK 3331 có thể phát sinh bên Nợ đối với các trường hợp giảm trừ doanh thu, khi đó số thuế để kết chuyển là số thuế đã bù trừ Nợ/Có của TK 3331) b. Trường hợp 2: Số dư ĐK TK 1331 + Số PS Nợ TK 1331 – Số PS Có TK 1331 < Số PS Có TK 3331 – Số PS Nợ TK 3331 Trong trường hợp này ta phải kiểm tra xem TK 1332 (Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ) có phát sinh và có số dư đầu kỳ hay không. b1. Nếu sau khi cộng thêm số tiền của TK 1332 mà làm cho tổng số tiền của TK 1331 + TK 1332 lớn hơn TK 3331: Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là số tiền thuế của TK 3331. Bút toán thực hiện trong trường hợp này: Nợ TK 3331 Có TK 1331 ĐK TK 1331 Có TK 1332 = Sumif Có TK 3331 – Sumif Nợ TK 3331 = Sumif Nợ TK 1331 – Sumif Có TK 1331 + Dư = Kết quả của TK 3331 – Kết quả của TK 1331 b2. Nếu sau khi cộng thêm số tiền của TK 1332 mà làm cho tổng số tiền của TK 1331 + TK 1332 nhỏ hơn TK 3331:
15. 7 – Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ: Nợ TK 911 = Sumif Nợ TK 632 – Sumif Có TK 632 Có TK 632 8 – Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có): Nợ TK 5111 = Sumif Nợ TK 5211, 5212, 5213 Có TK 5211, 5212, 5213 9 – Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ : Nợ TK 5111 = Sumif Có TK 5111 – Sumif Nợ TK 5111 Có TK 911 10 – Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính (nếu có) trong kỳ: Nợ TK 515 Có TK 911 = Sumif Có TK 515
16. 11 – Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính (nếu có) trong kỳ: Nợ TK 911 = Sumif Nợ TK 635 Có TK 635 12 – Kết chuyển chi phí bán hàng, quản lý trong kỳ: Nợ TK 911 = Tổng cộng TK 6421 + TK 6422 Có TK 6421 = Sumif Nợ TK 6421 – Sumif Có TK 6421 Có TK 6422 = Sumif Nợ TK 6422 – Sumif Có TK 6422 13 – Kết chuyển thu nhập khác (nếu có) trong kỳ: Nợ TK 711 = Sumif Có TK 711 Có TK 911 14 – Kết chuyển chi phí khác (nếu có) trong kỳ: Nợ TK 911 = Sumif Nợ TK 811 Có TK 811 15 – Tạm tính thuế TNDN phải nộp trong quý (Nếu quý đó có lãi) Bước 1: Tính lãi (lỗ) tháng cuối quý:
17. Bước 2: Tự bù trừ lãi (lỗ) các tháng trong quý và được trừ số lỗ quý trước (nếu có) mà có lãi thì mới phải tạm tính thuế TNDN. (bạn trừ nối vào công thức ở bước 1) Cách xác định số liệu để bù trừ lãi (lỗ): Nợ TK 821 thuế TNDN. Kết quả sau khi đã bù trừ (nhân) x % thuế suất Có TK 3334 16 – Kết chuyển chi phí thuế TNDN trong kỳ (nếu có) (Chỉ thực hiện ở cuối năm tài chính) Nợ TK 911 = Sumif Nợ TK 821 Có TK 821 17 – Kết chuyển lãi (lỗ) trong kỳ: Tại cột TK Nợ/Có bạn lọc TK 911 (bên Nợ 911 tập hợp chi phí, bên Có 911 tập hợp doanh thu) * Nếu bên Có TK 911 (DT) lớn hơn bên Nợ 911 (CP) tức có LÃI: Nợ TK 911 = Sumif Có TK 911(DT) – Sumif Nợ TK 911(CP) Có TK 4212 * Nếu bên Có TK 911 (DT) nhỏ hơn bên Nợ 911 (CP) tức bị LỖ: Nợ TK 4212 = Sumif Nợ TK 911(CP) – Sumif Có TK 911(DT)
18. Có TK 911 VII – HƯỚNG DẪN LÊN CÁC BẢNG BIỂU THÁNG. 1. Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho VIII – CÁCH KIỂM TRA SỐ LIỆU TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH. * Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có * Tổng PS Nợ/Có trên CĐPS bằng tổng PS Nợ/Có trên BNL. * Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214, vv… * Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ. Trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421 vv… * Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư. * TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng. * TK 133, 3331 phải khớp với các chỉ tiêu trên tờ khai thuế. * TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho. * TK142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242. * TK 211, 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao TSCĐ…. IX – HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH: 1. Lập bảng Cân đối phát sinh năm:
20. * Cột Số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu về từ CĐPS năm, với: – Dãy điều kiện: là cột “TS,DT,CP” đối với các mã số thuộc phần Tài sản. Hoặc cột “NV” đối với các mã số thuộc phần Nguồn vốn. – Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên CĐKT. – Dãy tính tổng: là cột Dư nợ đối với các mã số thuộc phần Tài sản, cột Dư có đối với các mã số thuộc phần Nguồn vốn.Chú ý đối với các Mã số như: mã số 132 “Trả trước cho người bán”. Mã số 313 “Người mua trả tiền trước”.Các mã số trong ngoặc đơn (*) như mã số 212 “Giá trị hao mòn lũy kế” phải ghi âm.Mã số 417 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” phải bù trừ Nợ/Có (nếu lãi ghi dương, lỗ ghi âm). 3. Lập “Báo cáo kết quả kinh doanh” (Bảng này lập cho thời kỳ – là tổng hợp kết quả kinh doanh của một kỳ) * Cột Số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước. * Cột Số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu về từ CĐPS năm, với: – Dãy điều kiện: là cột “TS,DT,CP” trên CĐPS năm. – Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD – Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm. (Chú ý với chỉ tiêu 11 – Giá vốn hàng bán, chỉ tiêu này không bao gồm giá vốn hàng bán bị trả lại, trong khi số liệu trên CĐPS năm là tổng giá vốn đã bao gồm giá vốn hàng bán bị trả lại, vậy bạn phải trừ đi giá vốn của hàng bán bị trả lại) MÔ PHỎNG: